Ferretería Javier: dejar de ser el cuello de botella de su propio negocio
El dueño tenía que aprobar cada entrega de material y nadie sabía con certeza qué había en los almacenes. Hoy los empleados programan despachos solos y el inventario se registra en el momento del ingreso.
Hay un momento en el crecimiento de una ferretería en el que el dueño se convierte en el freno. No por falta de ganas, sino por diseño: si toda entrega de material tiene que pasar por él para verificarse, entonces el negocio solo puede despachar tan rápido como él pueda revisar. Y mientras tanto, nadie sabe con certeza cuánto material hay realmente en cada almacén.
Ese era exactamente el problema en Ferretería Javier. Dos síntomas, una sola causa: la información del inventario y de las entregas vivía en la cabeza del dueño y en papeles sueltos, no en un sistema que el resto del equipo pudiera consultar.
Las metas que acordamos fueron concretas y deliberadamente acotadas: que los empleados pudieran programar entregas de material por su cuenta, y que el inventario dejara de ser una estimación. Igual de importante fue lo que decidimos no hacer: nada de tienda online, nada de mensajería interna, nada de CRM. Ese alcance de más es lo que hunde los proyectos de software en negocios de este tamaño.
En el registro de venta, el vendedor toma los datos del comprador y el precio se ajusta según de quién se trate: contratista, maestro de obra o minorista manejan precios distintos, y el sistema lo sabe en vez de depender de que alguien recuerde la tarifa correcta. El pago queda registrado con su método y su saldo pendiente, y la venta queda marcada como pagada, fiada o parcialmente pagada. El fiado deja de ser un cuaderno.
Cuando la venta necesita despacho, el mismo empleado que atendió programa el día, la hora, la dirección de entrega, el costo y el almacenero asignado. Sin pasar por el dueño. Esa es la parte que devuelve horas a la semana.
Del lado del almacén, cada ingreso de mercadería se registra contra su proveedor y su documento, con cantidad y precio de compra. Los productos llevan SKU, marca, modelo, subcategoría, peso y dimensiones, así que buscar deja de depender de que dos personas le digan igual a la misma cosa.
Si tu ferretería trabaja con despachos programados y precios distintos por tipo de cliente, escríbenos por WhatsApp y conversamos.