Personal y planilla
Control de asistencia de personal: de Excel a una app, sin enredos
Saber a qué hora llegó tu personal no es solo orden: en Perú el registro de asistencia es obligatorio. Te explicamos qué debe tener, cómo llevarlo en Excel y cuándo pasar a una app.
En corto
- En el régimen laboral privado, todo empleador debe llevar un registro de control de asistencia, sin importar su tamaño (D. S. 004-2006-TR).
- Debe tener la fecha y la hora exacta de ingreso y salida de la jornada y del refrigerio.
- Un Excel que llena otra persona es fácil de alterar y difícil de defender ante una inspección.
- Una app de marcación calcula sola las tardanzas y deja listo el reporte del mes para la planilla.
En esta guía
¿Es obligatorio llevar el control de asistencia?
Sí. El Decreto Supremo 004-2006-TR obliga a los empleadores del régimen laboral privado a llevar un registro de control de asistencia, tengan dos trabajadores o doscientos. SUNAFIL lo revisa en sus inspecciones.
| El registro debe tener | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre o razón social y RUC del empleador | Ferretería Los Andes S.A.C. · 20… |
| Datos del trabajador | Nombre y DNI |
| Fecha | lunes 5 de octubre |
| Hora de ingreso y salida de la jornada | 08:02 · 17:05 |
| Hora de inicio y fin del refrigerio | 13:00 · 13:45 |
Cómo llevarlo en Excel (y sus límites)
Si tienes pocos trabajadores, un Excel con una hoja por mes y estas columnas te ordena: fecha, trabajador, DNI, ingreso, inicio de refrigerio, fin de refrigerio, salida, tardanza y observación.
- Lo llena otra persona, no el trabajador, así que cualquiera puede corregir una hora.
- Las tardanzas y horas extra se calculan a mano o con fórmulas que alguien rompe.
- Si el archivo se pierde, se pierde el registro.
- A fin de mes hay que pasar todo a la planilla a mano.
Cuaderno, Excel, biométrico o app
| Cuaderno | Excel | Reloj biométrico | App de marcación | |
|---|---|---|---|---|
| Costo inicial | Casi nada | Nada | Compra del equipo | Pago mensual |
| Quién marca | El trabajador, a mano | Otra persona | El trabajador, con huella | El trabajador, desde el celular o una tablet |
| Tardanzas | A mano | Con fórmulas | Según el software | Automáticas |
| Reporte para planilla | A mano | Semimanual | Exportación | Listo al cierre del mes |
| Varios locales | Un cuaderno por local | Un archivo por local | Un equipo por local | Todo en un solo lugar |
Cómo funciona una app de asistencia
- Marca su ingresoAl llegar, con fecha y hora exactas
- Se compara con su turnoLa tardanza se calcula sola
- Marca refrigerio y salidaLas cuatro marcas del día
- Reporte del mesListo para armar la planilla
- Horarios y turnos por trabajador (mañana, tarde, rotativo).
- Tardanzas y horas trabajadas calculadas automáticamente.
- Historial por trabajador para resolver dudas.
- Reporte mensual para la planilla.
Respuestas rápidas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Una empresa pequeña también debe llevar control de asistencia?
Sí. La obligación del D. S. 004-2006-TR aplica a los empleadores del régimen laboral privado sin importar cuántos trabajadores tengan.
¿Sirve un control de asistencia en Excel?
Sirve para ordenarte con pocos trabajadores, pero lo llena otra persona y es fácil de alterar. Si quieres un registro más confiable y sin trabajo manual, conviene una app donde el propio trabajador marca.
¿Hay que marcar el refrigerio?
Sí, el registro debe incluir la hora de inicio y fin del refrigerio, además del ingreso y la salida.
¿Puedo usar la app de asistencia sin cambiar mi sistema?
Sí. La app de Asistencia de Kallpasoft funciona sola o junto a cualquiera de nuestros sistemas.